Taping-Pflicht für Finanzanlagenvermittler: Telefonaufzeichnung nach § 18a FinVermV

Recherchiert man in Foren oder Branchennetzwerken zur Arbeit als § 34f-Vermittler, stößt man unweigerlich auf hitzige Diskussionen über die "Taping-Pflicht". Gerade Einsteiger in die Finanzanlagenvermittlung fragen sich oft, ob sie wirklich jedes Telefonat mit ihren Kunden mitschneiden müssen und wie diese Pflicht in der Praxis umsetzbar ist.

Was besagt die Taping-Pflicht nach § 18a FinVermV?

Die Taping-Pflicht verpflichtet Finanzanlagenvermittler nach § 34f GewO gemäß § 18a Abs. 1 FinVermV dazu, telefonische Gespräche und sonstige elektronische Kommunikation aufzuzeichnen, sobald sich diese auf die Vermittlung von oder die Beratung zu Finanzanlagen beziehen.Diese Regelung ist am 1. August 2020 in Kraft getreten und orientiert sich inhaltlich an den Vorgaben der europäischen MiFID II-Richtlinie für Wertpapierdienstleister, auch wenn § 34f-Vermittler nicht direkt darunter fallen. Ziel ist es, Beweise über die Chancen, Risiken und Eigenschaften der Finanzanlagen sowie die im Rahmen der Beratung erteilten Informationen zu sichern.

Die Pflicht umfasst nicht nur das gesprochene Wort am Telefon oder in Videokonferenzen, sondern ausdrücklich auch die "sonstige elektronische Kommunikation". Dies schließt E-Mails, Faxe, SMS und Nachrichten über Messenger-Dienste ein, wenn darin Beratung oder Vermittlung von Finanzprodukten (wie Investmentfonds) stattfindet.

Entscheidungstabelle: Wann muss aufgezeichnet werden?

Nicht jedes Telefonat mit einem Kunden muss aufgezeichnet werden, sondern gemäß § 18a Abs. 1 FinVermV nur solche, die sich inhaltlich auf die Anlageberatung oder Anlagevermittlung beziehen.Um in der Praxis sicher zu navigieren, zeigt die folgende Übersicht, welche Vorgänge unter das Taping fallen.

Muss der Kunde über das Taping informiert werden?

Ja, gemäß § 18a Abs. 3 FinVermV muss der Gewerbetreibende (Vermittler) seine Kunden und auch seine Beschäftigten im Voraus über die Aufzeichnung der telefonischen Gespräche und der elektronischen Kommunikation informieren.Diese Information kann laut Verordnung in einer einmaligen Mitteilung vor der erstmaligen Erbringung der Dienstleistung bestehen. Der Kunde muss wissen, dass die Aufzeichnung zur Beweissicherung dient.

Wenn ein Kunde der Aufzeichnung widerspricht oder nicht vorab informiert wurde, ist die Rechtsfolge in der Verordnung klar geregelt: Gemäß § 18a Abs. 3 FinVermV darf der Vermittler in diesem Fall keine telefonischen Gespräche und keine elektronische Kommunikation mit dem Kunden führen, die sich auf die Anlageberatung oder Vermittlung beziehen. In einem solchen Fall bleibt dann nur noch das klassische persönliche Vor-Ort-Gespräch, für das die Pflicht zur Aufzeichnung elektronischer Kommunikation naturgemäß nicht gilt, sofern es nicht hybrid (z.B. Video-Call) geführt wird. Das Gespräch vor Ort muss dann über die Geeignetheitserklärung dokumentiert werden.

Praxisbeispiel: Beratung ohne vorherige Information

Vermittlerin K. ruft eine Neukundin an, um ihr einen offenen Immobilienfonds vorzustellen. Die nach § 18a Abs. 3 FinVermV vorgeschriebene einmalige Information über die Telefonaufzeichnung hat K. vor diesem ersten Gespräch noch nicht verschickt – sie wollte das "beim nächsten Mal" nachholen. Das 18-minütige Telefonat endet mit der Zusage der Kundin, sich Unterlagen zusenden zu lassen; zu einem Vertragsschluss kommt es an diesem Tag nicht.

Weil die Kundin vorab nicht informiert wurde, hätte K. dieses Beratungsgespräch gemäß § 18a Abs. 3 Satz 1 FinVermV am Telefon gar nicht führen dürfen. Der Verstoß bleibt ein Verstoß, unabhängig davon, ob die Beratung inhaltlich korrekt war oder ob überhaupt ein Vertrag zustande kommt. Ein zweiter, in der Praxis ebenso häufiger Fall: Vermittler B. informiert korrekt, zeichnet das Gespräch aber wegen eines Software-Fehlers nur in den ersten drei Minuten auf und bemerkt den Abbruch nicht – auch das ist ein eigenständiger Pflichtverstoß, weil die Aufzeichnung nicht vollständig ist.

Rechenbeispiel: Aufbewahrungsfrist nach § 23 FinVermV berechnen

Die Aufbewahrungsfrist für eine Taping-Aufzeichnung beginnt nicht am Tag des Gesprächs, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist – ab diesem Zeitpunkt läuft die zehnjährige Frist nach § 23 FinVermV.

Löscht ein Vermittler die Aufzeichnung vorzeitig, etwa weil der Kunde nach zwei Jahren kein aktiver Bestandskunde mehr ist, verstößt das gegen § 26 Abs. 1 Nr. 18 FinVermV (entgegen § 23 Satz 1 eine Unterlage nicht mindestens die vorgeschriebene Zeit aufbewahrt) – ebenfalls bußgeldbewehrt nach § 144 Abs. 2 Nr. 6, Abs. 4 GewO. Die vorzeitige Löschung ist damit kein Datenschutz-Gewinn, sondern ein eigener Pflichtverstoß.

Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Die Dauer der Aufbewahrungspflicht für Taping-Aufzeichnungen beträgt gemäß § 23 FinVermV grundsätzlich zehn Jahre. Die Frist beginnt dabei nicht sofort mit der Aufzeichnung, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist.Dies ist eine lange Frist, die sicherstellen soll, dass im Falle von Spätschäden oder rechtlichen Auseinandersetzungen über die Beratungsqualität noch auf die originären Aufzeichnungen zugegriffen werden kann.

Diese Aufzeichnungen unterliegen zudem dem strengen Datenschutz und dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden. Die revisionssichere Speicherung ist eine technische Anforderung, die Vermittler bei der Auswahl ihrer Telefon- und IT-Systeme beachten müssen. Sie ist Teil der umfassenderen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, die vom Wirtschaftsprüfer oder Berufsträger im Rahmen des jährlichen Prüfungsberichts nach § 24 FinVermV kontrolliert werden.

Zusammenfassung: Rechtliche Kernaussagen und Quellen

Häufige Fragen zur Taping-Pflicht (FAQ)