Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Prüfungspflichten nach der FinVermV

Welche organisatorischen Pflichten regelt die FinVermV?

1. Aufzeichnungspflicht (§ 22 FinVermV)

Nach § 22 FinVermV muss der Gewerbetreibende von der Annahme des Auftrags an Aufzeichnungen machen sowie Unterlagen und Belege übersichtlich sammeln. Die Aufzeichnungen sind unverzüglich und in deutscher Sprache anzufertigen. Aus ihnen müssen insbesondere ersichtlich sein:

• die Identität des Anlegers (Name beziehungsweise Firma und Anschrift),
• die mit dem Anleger getroffenen Vereinbarungen über Rechte und Pflichten,
• Nachweise über Maßnahmen zum Umgang mit Interessenkonflikten und über deren Offenlegung,
• Nachweise über die erteilten Informationen und die eingeholten Anlegerangaben,
• Belege über gezahlte und erhaltene Zuwendungen,
• die Geeignetheitserklärung und der Nachweis ihrer Aushändigung.

Andere Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten — etwa aus dem Handels- oder Steuerrecht — bleiben davon unberührt. Die Aufzeichnungen belegen im Streitfall, dass der Vermittler seine Pflichten eingehalten hat.

2. Aufzeichnung telefonischer Gespräche — „Taping" (§ 18a FinVermV)

Führt der Vermittler Beratung oder Vermittlung telefonisch oder über sonstige elektronische Kommunikation durch, muss er den Inhalt dieser Gespräche nach § 18a FinVermV aufzeichnen, soweit sie sich auf Finanzanlagen beziehen. Diese als „Taping" bekannte Pflicht dient Beweiszwecken.

Wichtig ist die vorherige Information: Der Vermittler muss den Anleger und seine Beschäftigten vorab in geeigneter Weise über die Aufzeichnung unterrichten. Eine einmalige Information vor dem ersten Gespräch genügt. Wurde der Anleger nicht informiert oder widerspricht er der Aufzeichnung, darf die Beratung oder Vermittlung nicht per Telefon oder elektronischer Kommunikation erfolgen.

3. Aufbewahrung — zehn Jahre (§ 23 FinVermV)

Die Aufzeichnungen nach § 18a Absatz 1 Satz 1 und Absatz 4 sowie die in § 22 genannten Unterlagen sind nach § 23 FinVermV zehn Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und müssen von den Geschäftsräumen aus jederzeit zugänglich sein. Die Frist beginnt nicht mit dem einzelnen Vorgang, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist.

4. Jährliche Prüfungspflicht (§ 24 FinVermV)

Die Einhaltung der Pflichten wird nicht nur bei Beschwerden kontrolliert, sondern regelmäßig geprüft. Nach § 24 FinVermV muss der Gewerbetreibende die Einhaltung seiner Pflichten für jedes Kalenderjahr auf eigene Kosten prüfen lassen und den Prüfungsbericht bis spätestens zum 31. Dezember des darauffolgenden Jahres bei der zuständigen Behörde einreichen.

Prüfen dürfen insbesondere geeignete Prüfer wie Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer oder Prüfungsverbände sowie andere Personen, die aufgrund ihrer Vorbildung und Erfahrung zu einer ordnungsgemäßen Prüfung in der Lage und dafür öffentlich bestellt oder zugelassen sind.

§ 24 kennt zudem zwei Sonderfälle: Wer im Prüfungszeitraum keine erlaubnispflichtige Tätigkeit ausgeübt hat, muss keinen Prüfungsbericht erstellen, sondern kann unaufgefordert und in Textform eine entsprechende Erklärung übermitteln. Unabhängig davon kann die zuständige Behörde aus besonderem Anlass eine außerordentliche Prüfung anordnen.

Praxisbeispiel: Zehn Jahre Pflicht, Bußgeld schon ab fünf Jahren Unterschreitung

Die Aufbewahrungsfrist aus § 23 FinVermV und der zugehörige Bußgeldtatbestand aus § 26 Absatz 1 Nummer 18 FinVermV sind nicht deckungsgleich. § 23 verlangt zehn Jahre. Der Bußgeldtatbestand knüpft dagegen an eine niedrigere Schwelle: Ordnungswidrig handelt, wer eine Unterlage „nicht mindestens fünf Jahre" aufbewahrt. Zwischen fünf und zehn Jahren bleibt die Vernichtung ein Pflichtverstoß gegen § 23 FinVermV — aber keine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit nach diesem speziellen Tatbestand.

Streitfall: Fehlende Taping-Aufzeichnung im Beratungsstreit

Wer entgegen § 18a Absatz 1 Satz 1 FinVermV Telefongespräche oder elektronische Kommunikation zu Finanzanlagen nicht, nicht richtig oder nicht vollständig aufzeichnet, handelt nach § 26 Absatz 1 Nummer 14 FinVermV ordnungswidrig im Sinne des § 144 Absatz 2 Nummer 6 GewO — Bußgeldrahmen bis zu 5.000 Euro (§ 144 Absatz 4 GewO). Derselbe Bußgeldrahmen gilt nach Nummer 15 und 16, wenn der Vermittler nicht alle angemessenen Maßnahmen zur Aufzeichnung ergreift oder den Anleger nicht rechtzeitig über die Aufzeichnung informiert.

Praktisch schwerer wiegt oft ein zweites Problem: Beschwert sich ein Anleger später über eine angeblich falsche telefonische Empfehlung, ist die Tonaufzeichnung nach § 18a FinVermV das zentrale Beweismittel dafür, was tatsächlich besprochen wurde. Fehlt die Aufzeichnung — etwa weil ein Vermittler ein Beratungsgespräch versehentlich per Mobiltelefon statt über die dienstliche, aufzeichnende Telefonanlage führt —, kann er im Streitfall die eigene Darstellung des Gesprächsverlaufs nicht mehr belegen. Das Fehlen der Pflichtaufzeichnung wirkt sich damit gegen den Vermittler aus, selbst wenn inhaltlich alles korrekt beraten wurde.

Warum diese Pflichten für die Prüfung wichtig sind

Dokumentation, Aufbewahrung und Prüfung gehören zum organisatorischen Kern der Finanzanlagenvermittlung und werden in der Sachkundeprüfung ebenso abgefragt wie die kundenbezogenen Pflichten. Wer weiß, was aufzuzeichnen ist, wie lange es aufbewahrt werden muss und bis wann der Prüfungsbericht vorliegen muss, deckt einen wichtigen Teil des Berufsrechts ab. Die kundengegenüber bestehenden Pflichten erklärt der Artikel Pflichten des Finanzanlagenvermittlers nach der FinVermV; wie man die dafür nötige Zulassung erhält, zeigt der Artikel Finanzanlagenvermittler werden: Erlaubnis nach § 34f GewO. Einen Überblick über alle Prüfungsinhalte gibt die Seite Prüfungsthemen.